Las Tecnologías de Información y la Administración

Por I.S.C.  M.A. Hirepan Galván Quezada

Los Sistemas de Información o Tecnologías de Información, junto con todas las herramientas que su uso nos ofrece, es un instrumento efectivo que ayuda en la elección y manejo de decisiones importantes para las organizaciones, ya que mediante su uso correcto obtenemos información ágil, sencilla, certera, oportuna y completa que todo administrador necesita para llevar el rumbo de sus organizaciones a buen puerto.

Cuando las empresas manejan volúmenes muy grandes de información, las Tecnologías de Información apoyan a que estos datos estén organizados, a que el acceso a la información sea efectiva y sencilla, atrás se quedó el ir a buscar en papeles, carpetas o en archivos algún dato importante que era necesario o fundamental para la toma de decisiones. Estos documentos en muchas de las ocasiones podían perecer, debido al paso del tiempo, clima, calidad del papel o impresión e incluso por causa de alguna plaga o en muchos de los casos y muy probablemente, se llegan a extraviar dejando la información comprometida o ausente.

Mediante los Sistemas de Información que las empresas han adoptado y adaptado de acuerdo a sus necesidades, procesos y ejes estratégicos que persiguen, pueden tener el control de puntos críticos o indicadores que a las mismas empresas les interesa medir, controlar y asegurar, ya que se puede almacenar de manera sencilla y práctica la información relevante que la empresa esté generando y usarla para en el momento justo cuando se necesite consultar. Esto no quiere decir las tecnologías de información reemplace lo que el papel de manera histórica y tangible puede autenticar, sino que se tenga un respaldo digital de los documentos e información importante que la organización tiene, que genera y necesita, incluso, mediante certificados digitales o métodos de autenticación y cifrado como el de llave pública y privada, se pueden tener firmados, certificados, sellados y protegidos documentos digitales con el mismo valor que cualquier documento físico pudiese tener.

No importa el giro de la empresa, ni su tamaño, las herramientas tecnológicas apoyan desde tener información en una hoja de cálculo, controlar los almacenes e ingresos mediante un punto de venta o si se requiere algo más complejo y grande la integración o uso de un ERP (Enterprise Resource Planning), el cual ayudará en asegurar que toda la empresa funcione correctamente y tal como los administradores han pensado y diseñado, garantizando con esto el cumplimiento de sus objetivos, misión y visión.

Pero no solamente la informática se utiliza para la toma de decisiones dentro de las empresas, también se puede aprovechar como medio de comunicación efectivo, el correo electrónico y todas las ventajas que con él se desprenden tales como mensajeros internos, agendas electrónicas, llamadas, etc., brindan a las organizaciones credibilidad, autenticidad y sobre todo, rapidez en la trasmisión de los mensajes e información a un muy bajo costo.  Tener la confirmación de alguna compra o el consentimiento de una decisión importante es tan sencillo como enviar un correo electrónico, si las personas clave no se encuentran físicamente en la empresa, estarán enterados y podrán retroalimentar o confirmar algún tema desde la comodidad de su teléfono celular o computadora portátil, no importando donde se encuentren.

En la actualidad, las personas y organizaciones que necesitan algún producto o servicio lo buscan primero en internet, por lo que contar con un sitio web en las empresas, donde la gente pueda observar detalladamente productos o servicios que esté necesitando, donde pueda revisar las características de lo que comprará, que pueda verificar el tipo de empresa eres, cuál es la filosofía que la impulsa y sobre todo, que encuentre el medio de contacto y comunicación con la empresa, será un factor fundamental para el logro de los objetivos de las organizaciones. Contar con un sitio web aumenta la credibilidad de las empresas, es y será una extensión virtual de las organizaciones debido a que el sitio web está abierto las 24 horas del día y los 365 días del año, por lo tanto, al construir un sitio web o fanpage en redes sociales se deberá tener cuidado en los contenidos, ya que también éste será un momento de verdad que se deberá cuidar con nuestros clientes, tratando que sea muy similar al momento de verdad que tuviere si estuviera físicamente en la empresa.

Mediante el uso y alimentación de sistemas CRM (Customer Relationship Management) y minería de datos o Data Warehouse,  se puede llevar de manera sencilla la administración y manejo de la relación con los clientes y la empresa, logrando automatización de promociones, ventas, reportes de preferencias, seguimiento de campañas de marketing, ubicar oportunidades de negocio, análisis predictivos de ventas y proyecciones, aprender a entender a los clientes ya que hay una retroalimentación eficaz de sus necesidades, gustos y preferencias.

Entre muchas otras cosas más…pero, si podemos asegurar que la relación y mancuerna que hacen la informática y la administración es muy efectiva, ya que hacen a la empresa ágil, se logra un control eficaz de los puntos críticos e información mediante sistemas de información, se obtiene una respuesta certera en la toma de decisiones, hace a la empresa que funcione mejor y la vuelve competitiva, ayudándola a crecer y por lo tanto, a que sea rentable, a que logre sus objetivos y razón de ser. Mediante los sistemas de información, el trabajo del administrador se complementa y crece, haciéndolo sencillo y ordenado, principio fundamental que todo administrador debe ostentar.